イベント制作会社に「いい提案」をもらえるかどうかは、実は提案依頼の段階でほぼ決まっています。「社員総会をお願いしたい。いい感じの提案をください」——この依頼で出てくるのは、各社バラバラの前提で作られた、比較不能な提案書の山です。制作会社は超能力者ではありません。渡した情報の質が、返ってくる提案の質の上限になります。
AiWiLLは累計112件のイベント・ウェビナー企画を支援する中で、発注側としても提案側としても数多くのRFP（提案依頼書）を見てきました。本記事では、イベント制作のRFPに書くべき10項目を、そのまま埋めて使えるテンプレートとして公開します。あわせて、提案を比較する評価軸、RFPでやりがちなNG、依頼から発注までの標準スケジュールも整理します。A4で2〜3枚のRFPが、見積もりの精度と提案の質を一変させます。
2016年よりB2Bイベントマーケティングに特化したキャリアをスタート。日本テレビ・Bitget等での実務を経て、2023年にSHIFT AI創業に参画しコミュニティ・スクール責任者として2年で3万人規模へのグロースを主導。2026年にAiWiLL株式会社を創業。年間100本超・累計参加者10,000人超のイベントを手掛け、「一度のイベントを半永久的なビジネス資産に変える」マーケティング設計を専門とする。SNS総フォロワー1万人超。(X,Instagram,TikTok - 2026年4月現在)
実力があるのに、競合に選ばれ続けている。 その差は、イベントの「設計」にあります。
集客・当日・二次活用・フォローまで、社長がイベントで権威性と売上を作るための全手順を一冊に凝縮しました。
まず結論：RFPは10項目・A4で2〜3枚で足りる
| # | 項目 | 書くこと |
|---|---|---|
| 1 | イベントの目的 | 開催後に何が残れば成功か（士気向上・商談・採用・周年の節目）を一文で。最重要項目 |
| 2 | 背景 | なぜ今やるのか。前回開催の課題・社内の状況 |
| 3 | 参加者 | 人数・属性（社員/顧客/来賓）・地方拠点やオンライン参加の有無 |
| 4 | 日程・会場 | 希望日（複数候補）・会場の確保状況（確保済み/未定・提案希望） |
| 5 | 依頼範囲 | 企画/制作物/会場手配/運営/配信/撮影/事務局のどこまでを任せたいか |
| 6 | 予算 | 上限または想定レンジ。「言うと足元を見られる」は誤解（後述） |
| 7 | 必須要件・NG | 絶対に入れたい要素、避けたいこと（例：長い来賓挨拶、特定の演出） |
| 8 | 提案してほしいこと | 企画コンセプト・概算・体制・スケジュール…何を比較したいか |
| 9 | 選定プロセス | 提案期限・プレゼン日・決定日・選定基準 |
| 10 | 窓口・条件 | 担当者、質問の受付方法、契約・支払条件の前提 |
分厚い仕様書は不要です。むしろ1（目的）と6（予算）が書いてあるRFPは、それだけで上位2割に入ります。各項目の書き方を以下で解説します。
項目1「目的」の書き方｜「盛り上げたい」は目的ではない
| 記入例 | 提案がどう変わるか | |
|---|---|---|
| 悪い例 | 社員が楽しめる総会にしたい | 演出のアイデア集が届く。比較も判断もできない |
| 良い例 | 中途入社が5割を超えたため、全社員が会社の方向性を「自分の言葉で語れる」状態を作りたい。懇親より理解浸透を優先 | コンテンツ設計（経営メッセージの見せ方・参加型企画）を軸にした提案が届き、各社の企画力を比較できる |
目的は「開催後の状態」で書きます。ここが書ければ、制作会社は演出ではなく設計を提案してきます。提案の質の差が最も出るのがこの項目です。
項目6「予算」を書くべき理由｜隠すと全員が損をする
「予算を伝えると、その上限いっぱいの見積もりが来る」という心配から、予算欄を空白にする会社が多くあります。しかし実務では逆の損が起きます。予算不明のRFPには、各社が「外さないように」中庸な規模感で提案するため、500万円で考えていたのに200万円規模の提案が並ぶ（またはその逆の）ミスマッチが起き、提案も選定も一巡無駄になります。
推奨は「上限◯◯円（税別・配信込み）。配分の提案を求む」という書き方です。同じ上限でどこに厚みを置くか（演出か、映像か、運営体制か）こそ、各社の思想が出る比較ポイントになります。なお、見積もり項目の読み方は見積もりの読み方の基本が応用できます。
提案の評価軸｜「企画の派手さ」で選ばない
| 評価軸 | 見るポイント | 配点目安 |
|---|---|---|
| ① 目的の理解度 | RFPの「目的」に提案が正面から答えているか。演出案の羅列になっていないか | 30% |
| ② 実現性 | 体制図・スケジュール・類似実績。当日のトラブル対応の考え方 | 25% |
| ③ 見積もりの透明性 | 項目の粒度。含む/含まないの明記。追加費用の条件 | 20% |
| ④ 企画の質 | 参加者目線の発想か。自社らしさが反映されているか | 15% |
| ⑤ 担当者との相性 | 質問への応答速度と的確さ。プレゼンに来た人が実際の担当か | 10% |
④（企画の派手さ）を最初に見たくなりますが、配点は控えめに。本番まで数ヶ月伴走する相手として信頼できるか（①②③⑤）の方が、当日の成功への寄与は大きいのが実態です。制作会社選びの観点は制作会社の比較7項目もあわせて使えます。
依頼から発注までの標準スケジュール
| 時期（開催から逆算） | やること |
|---|---|
| 4〜5ヶ月前 | RFP作成、依頼先の候補選定（2〜4社） |
| 4ヶ月前 | RFP送付。質問期間を1週間設ける（質問の質で各社の力が見える） |
| 3.5ヶ月前 | 提案・見積もり受領、プレゼン（各社60分） |
| 3ヶ月前 | 発注先決定・契約。キックオフ |
| 〜開催 | 制作・準備期間として最低3ヶ月を確保 |
大規模・周年系は半年〜1年前から動きます。逆に2ヶ月を切った案件は、コンペをやめて1社に絞り、実行に時間を回す方が成功率は上がります。
RFPのNG4パターン
| NG | 何が起きるか | 直し方 |
|---|---|---|
| 目的なしの「とりあえず提案ください」 | 比較不能な提案の山。選定が好みの問題になる | 項目1を一文でも書く。書けないなら先に社内で決める |
| 予算非開示 | 規模感のミスマッチで提案が一巡無駄になる | 上限レンジ＋配分提案を求める形式に |
| 5社以上のコンペ | 各社の本気度が下がり、提案の質が逆に落ちる | 2〜4社に絞る。声をかける段階で簡易に下調べを |
| 提案の無断流用 | A社の企画をB社に安くやらせる——業界は狭く、悪評は残る | 提案の知的財産の扱いをRFPに明記し、守る |
RFP送付前チェックリスト10項目
- □ 1. 目的が「開催後の状態」の一文で書かれている
- □ 2. 前回開催の課題（あれば）を共有している
- □ 3. 参加者の人数・属性・オンライン併用の有無を書いた
- □ 4. 日程候補と会場の確保状況を書いた
- □ 5. 依頼範囲（企画〜配信・事務局）に印をつけた
- □ 6. 予算の上限またはレンジを書いた
- □ 7. 必須要件とNGを書いた
- □ 8. 提案してほしいこと（比較したい項目）を指定した
- □ 9. 提案期限・プレゼン日・決定日・選定基準を書いた
- □ 10. 質問の受付方法と窓口を書いた
AiWiLLは「RFP前」の壁打ちから付き合えます
AiWiLLは、社員総会・式典・周年・カンファレンスなどのイベント制作を企画・運営・撮影・配信まで一社完結で支援しています。RFPを受ける立場として断言できるのは、良いRFPには良い提案で応えたくなるということ——そして、目的の言語化に悩んでいる段階なら、RFPを書く前の壁打ちからお手伝いできるということです。
累計企画数112件、累計参加人数10,551名、顧客満足度94.9%。「イベントを、ビジネスインフラに。」を掲げる私たちは、開催後に何が残るかから企画を設計します。オンライン開催はWiLLWEBINAR（60分1本15万円・税別）で対応します。
よくある質問
イベント制作のRFPには何を書けばよいですか？
目的・背景・参加者・日程会場・依頼範囲・予算・必須要件・提案依頼事項・選定プロセス・窓口の10項目です。A4で2〜3枚あれば十分で、特に目的（開催後の状態）と予算の2つが提案の質を決めます。
予算は本当に書くべきですか？
書くべきです。非開示は規模感のミスマッチを生み、提案と選定が一巡無駄になります。「上限◯円で配分の提案を求む」と書けば、上限いっぱいの水増しではなく、配分の思想を比較できます。
何社に依頼するのが適切ですか？
2〜4社です。5社以上のコンペは各社の本気度を下げ、提案の質が逆に落ちます。声をかける前に実績・得意分野で簡易に絞り込んでください。
提案までどのくらいの期間を見ればよいですか？
RFP送付から提案受領まで2〜3週間（うち質問期間1週間）が標準です。開催から逆算すると、4〜5ヶ月前にRFP作成を始め、3ヶ月前には発注を終えて制作期間を確保するのが理想です。
提案内容は採用しなかった会社のものも使えますか？
使えません。提案書の企画・アイデアは各社の知的財産です。無断流用はトラブルと悪評のもとになるため、RFPに知財の扱いを明記し、採用しなかった提案は破棄するのが原則です。
RFPを書く前の相談もできますか？
AiWiLLでは可能です。目的の言語化、依頼範囲の整理、予算配分の考え方など、RFP作成前の壁打ちから対応します。整理した結果を他社コンペのRFPに使っていただいても構いません。
まとめ：RFPは発注書類ではなく、「いい提案を引き出す道具」
イベント制作のRFPは、調達手続きの書類ではありません。制作会社の企画力と誠実さを最大限引き出し、それを公平に比較するための道具です。目的を開催後の状態で書き、予算を開示し、比較したい項目を指定する——この3つができたRFPには、各社が本気の提案で応えてきます。
まずは本記事の10項目を、分かる範囲で埋めてみてください。埋まらない項目（特に目的）が見つかったら、それは社内で先に決めるべきことのサインです。
