ウェビナーの準備で怖いのは、難しい作業ではなく「抜け」です。企画は良かったのに告知開始が遅れた、リハーサルはしたのにアンケートを作り忘れた、当日は完璧だったのにフォローメールが用意されていなかった——どれか1つの抜けが、他の全工程の努力を帳消しにします。
本記事は、AiWiLLが累計112件のウェビナー・イベント企画で使ってきた事前準備の全項目を、開催4週間前から当日朝までの時系列チェックリスト50項目として公開するものです。企画・告知・制作・設定・前日・当日の6ブロックに分かれており、印刷するかこのページをブックマークして、毎回の開催でそのまま使えます。各項目の「やり方」の詳細は、それぞれの専門記事へリンクしてあります。
2016年よりB2Bイベントマーケティングに特化したキャリアをスタート。日本テレビ・Bitget等での実務を経て、2023年にSHIFT AI創業に参画しコミュニティ・スクール責任者として2年で3万人規模へのグロースを主導。2026年にAiWiLL株式会社を創業。年間100本超・累計参加者10,000人超のイベントを手掛け、「一度のイベントを半永久的なビジネス資産に変える」マーケティング設計を専門とする。SNS総フォロワー1万人超。(X,Instagram,TikTok - 2026年4月現在)
実力があるのに、競合に選ばれ続けている。 その差は、イベントの「設計」にあります。
集客・当日・二次活用・フォローまで、社長がイベントで権威性と売上を作るための全手順を一冊に凝縮しました。
まず結論：準備は「4週間・6ブロック・50項目」
| ブロック | 時期 | 項目数 | 抜けると何が起きるか |
|---|---|---|---|
| ① 企画 | 4週間前 | 10 | 申込も商談も「狙って」は生まれない |
| ② 告知・集客 | 3週間前〜 | 10 | 告知期間不足は申込数に直結。挽回不能 |
| ③ 制作物 | 3〜2週間前 | 10 | 直前の徹夜作業と品質低下 |
| ④ 配信設定 | 2〜1週間前 | 8 | 当日トラブルの大半はここの抜け |
| ⑤ リハーサル・前日 | 1週間前〜前日 | 7 | 時間超過・機材事故・役割の混乱 |
| ⑥ 当日朝 | 当日 | 5 | 「最後の確認」の抜けが本番に直撃 |
使い方は1つだけ——開催日が決まったら、このリストの全項目に担当者名と期限を書き込むこと。チェックリストは「確認する道具」である前に「分担を決める道具」です。
①企画ブロック（4週間前・10項目）
- □ 1. 開催後に何が残れば成功か（商談数・リスト・録画資産）を一文で決めた
- □ 2. ターゲットを一人の人物として書き出した（役職・状況・悩み）
- □ 3. テーマを顧客の課題の言葉で決めた（テーマ100例）
- □ 4. タイトルを「誰が・何を得て・なぜ今か」で作った（タイトルの作り方）
- □ 5. KPIを申込・参加・反応・商談化の4段階で設定した（KPI設計）
- □ 6. 必要リーチを逆算し、自社チャネルの母数で足りるか確認した
- □ 7. 開催日時を決めた（火〜木の11時/14時が基本）
- □ 8. 登壇者・司会・配信担当の3役と判断者を決めた
- □ 9. 内製と外注の範囲を決めた（内製か外注か）
- □ 10. 企画書1枚（8項目）を決裁者に通した（企画書テンプレート）
②告知・集客ブロック（3週間前〜・10項目）
- □ 11. 申込ページを公開した（LP標準構成8ブロック）
- □ 12. 申込フォームの項目を6項目以内に絞った
- □ 13. 申込直後の自動返信（カレンダー登録リンク・参加URL入り）を設定した
- □ 14. 告知文を4ブロック（課題→価値→詳細→行動）で書いた（告知文の作り方）
- □ 15. 3週間で3〜4回の配信計画（切り口別）を立てた
- □ 16. 開催3週間前に初回告知を配信した
- □ 17. 営業から個別案内できる相手のリストを作り、依頼した
- □ 18. SNS・Webサイトに告知を掲載した
- □ 19. リマインドメール3通（3日前・前日・当日）を書き、配信予約した（リマインド例文）
- □ 20. 週次で申込数を確認し、未達時の追加打ち手を決めた
③制作物ブロック（3〜2週間前・10項目）
- □ 21. 投影資料を「1スライド1メッセージ」で作った（資料の作り方）
- □ 22. 自己紹介・会社紹介を合計2枚・1分以内に収めた
- □ 23. 60分の時間配分（質疑15分込み）を構成に落とした
- □ 24. 司会台本（オープニング・クロージング・分岐）を作った
- □ 25. アンケートを5問の型で作った（相談希望欄必須・アンケート設計）
- □ 26. アンケートQRコードのスライドを用意した
- □ 27. 仕込み質問を2〜3個用意した（Q&A運営）
- □ 28. クロージングの「次の一歩」（個別相談・診断）スライドを作った
- □ 29. フォローメール3種（相談希望者・参加者・欠席者）を書き終えた（フォロー例文）
- □ 30. 時間が押した場合に飛ばすスライドを決めた
④配信設定ブロック（2〜1週間前・8項目）
- □ 31. 配信ツールの定員がプラン上限内か確認した
- □ 32. 待機室・パスコード・入室許可の設定と担当を決めた
- □ 33. 自動録画（レイアウト・HD・保存先）を設定した（録画配信の実務）
- □ 34. 共同ホスト権限を司会・配信担当に付与した
- □ 35. 告知済みURLで入室テストをした
- □ 36. Q&A・チャットの公開範囲を設定した
- □ 37. 「入れない」「聞こえない」への定型文を用意した
- □ 38. 登壇者の録画・二次利用許諾を確認した
⑤リハーサル・前日ブロック（1週間前〜前日・7項目）
- □ 39. 通しリハ60分を本番と同じ機材・場所・回線で実施した（リハーサルの進め方）
- □ 40. 本編の時間を実測し、超過分を削った
- □ 41. 別端末で参加者として音声・画面を確認した
- □ 42. 動画を使う場合「サウンド共有」設定を確認した
- □ 43. リハで見つかった修正を48時間以内に反映した
- □ 44. 前日リマインドの配信を確認した
- □ 45. 緊急連絡手段（配信ツール外）を全員で確認した
⑥当日朝ブロック（5項目）
- □ 46. 本番PCを再起動し、通知オフ・電源接続・不要アプリ終了を済ませた
- □ 47. 当日リマインド（開始1〜2時間前）の配信を確認した
- □ 48. 開始60分前から直前リハ30分を実施した（当日運営マニュアル）
- □ 49. 録画開始の担当とタイミングを最終確認した
- □ 50. 終了直後30分の動き（HOTリスト化→営業共有）の担当を確認した（商談化の設計）
このリストの運用方法｜3つのコツ
- コツ1：開催決定日に全項目へ「担当と期限」を入れる。チェックリストが機能しない原因は、項目の漏れではなく担当の不在です。スプレッドシートに転記し、担当者名の列を足してください
- コツ2：週1回、15分のチェック会を置く。4週間前・3週間前・2週間前・1週間前の計4回、ブロック単位で進捗を見る。遅れの早期発見が目的です
- コツ3：開催後に「抜けた項目」を記録する。2回目以降は、自社で抜けやすい項目が分かったリストに育ちます。50項目は出発点であり、自社の型に育てて完成です
AiWiLLのWiLLWEBINARは、この50項目を代行する仕事です
WiLLWEBINARは、60分ウェビナー1本15万円（税別）で、企画・告知・当日運営・開催後フォロー・簡易レポートまでを一気通貫で支援するAiWiLLのウェビナー運用代行サービスです。本記事の50項目のうち、お客様に残るのは「テーマの素材提供・制作物の確認・登壇」だけ。それ以外の段取りと実務は、私たちの標準業務です。
累計企画数112件、累計参加人数10,551名、顧客満足度94.9%、平均申込率52%（業界平均10〜15%）。このリスト自体が、112件の「抜け」を一つずつ潰してきた記録です。外注範囲の全体像はウェビナー運営代行とは？外注できる範囲・費用・失敗しない選び方をご覧ください。
よくある質問
ウェビナーの準備は何から始めればよいですか？
「開催後に何が残れば成功か」の定義からです（項目1）。ここが決まらないままツール選定や資料づくりから入ると、後の全項目の判断基準がないまま進むことになります。企画ブロックの10項目を最初の1週間で終えてください。
準備期間はどのくらい必要ですか？
開催4週間前からが標準です。最大の制約は告知期間で、開催3週間前に初回告知を出せるかが申込数の分かれ目になります。初開催の場合は、ツール習熟の分を見て5〜6週間を推奨します。
少人数の社内ウェビナーでも50項目必要ですか？
社内向け・少人数の場合は、告知ブロックを簡略化できます。ただし企画（目的・時間配分）・設定（録画・音声）・リハーサルの3つは規模に関わらず省略しないでください。トラブルの起き方は人数と無関係です。
毎回の開催でリストを使い回せますか？
使い回せます。むしろ毎回同じリストを使い、開催後に「抜けた項目・不要だった項目」を記録して自社版に育てることを推奨します。3回目には、自社の型として運用できる状態になります。
最も抜けやすい項目はどれですか？
経験上、項目13（自動返信のカレンダーリンク）、項目25（アンケートの相談希望欄）、項目29（フォローメールの事前作成）の3つです。いずれも「なくても開催はできる」ため後回しにされますが、参加率と商談化に直結する項目です。
準備の一部だけ外注できますか？
できます。WiLLWEBINARでは、50項目のうち自社で持ちたい部分（例：資料・登壇）を除いた範囲だけの部分支援にも対応しています。どの項目を任せるべきかの切り分けからご相談ください。
まとめ：ウェビナーの品質は「当日の力」ではなく「準備の網羅性」
ウェビナーがうまい会社と、そうでない会社の差は、才能でもツールでもなく、抜けの少なさです。そして抜けは、記憶や気合ではなく、チェックリストと担当者名でしか防げません。50項目は多く見えますが、1つ1つは数分から数時間の作業であり、4週間に分散すれば無理のない量です。
まずはこのページをブックマークし、次回開催の日程が決まった日に、50項目へ担当と期限を書き込んでください。その30分が、開催当日のすべての余裕の源泉になります。
