返信が止まる理由を分ける。AIメール手順書に任せたこと、任せられなかったこと

複数の案件と対外連絡を抱える不動産会社の担当者から、メールの返信が追いつかないという相談があった。AiWiLLが打ち合わせで確認したのは、文章を考える負担だけではない。別の人への確認や自分の作業が終わらず、まだ返事を決められない場合もあった。

執筆・監修 AiWiLL株式会社 代表取締役 赤堀亘

日本テレビ・Bitget等でのB2Bマーケティング実務を経て、2023年にSHIFT AI創業へ参画。コミュニティ・スクール責任者として2年で3万人規模へのグロースを主導。2026年、静岡県熱海市でAiWiLL株式会社を創業。生成AI顧問「WiLLAGENT」として、防災設備・不動産管理・旅館・飲食など現場型の中小企業に入り、売り上げ向上に寄与するマーケティングや営業施策をどうAIで質を上げ、数を増やすかを一緒に考え抜き、人手不足のなか報告書・見積・マニュアルづくりといった実務をいかにAIで省くかといった、AIを使った事業づくりを伴走支援している。生成AI研修・Eラーニングの監修も担当。企画したイベント・ウェビナーは累計112件、参加者は1万人超。

この二つを一緒にすると、丁寧な下書きは増えても、止まった仕事は動かない。今回の記録から振り返るのは、AIに書いてもらう前に、人が何を渡す必要があるかという話だ。

「返事を書く」と「返事を決める」を分ける

当日の相談には、複数の連絡手段を行き来する負担が出ていた。単に入力する時間が長いわけではない。確認先から返事が来ない、自分が次の作業に着手できていない、いつ対応できるかまだ言えない。そうした仕事が返信待ちとして残っていた。

ここで「近日中に対応します」とAIが自然な文章を補うと、未確定の約束を一つ増やしてしまう。先に必要なのは、回答済みの事実、いま確認していること、まだ約束できないことを分けることだった。打ち合わせでは、会議から決定事項と次の行動を取り出すことや、小さな返信作業から扱うことが話し合われた。全業務を一度に仕組みにする前に、どこで返事が止まったのかを見る入口だった。

残った手順書は、一言の意図から下書きに進む形

AiWiLL側の別の提供物として残るGmailの社内マニュアルは、人が伝えたいことを短く入力し、AIが文章に整え、人が確認して挿入する手順を示している。完成したスライドでも、この操作の順を確認できた。

入力を最初から丁寧に書く必要はない。「その日は難しい」「まず受け取りを知らせたい」といった意図を渡す。その後、生成文を読み、必要なら直し、最後に送信内容を確認する。説明は操作の順番に分かれ、画面を見ながら次の一手を追える資料になっていた。

ただし、この資料の存在から、社内全員が日常利用したとは言えない。資料に書かれた返信時間の目安も実測記録ではないため、改善効果には数えていない。画面や製品機能の説明も当時の資料であり、現在の操作案内として再配布するなら確認が必要だ。

この支援から読み取れるのは、AIに渡す最小単位が「受信メール一式」とは限らないことだ。返せる内容が決まっていれば、短い意図を文章に整える手順が役に立つ。決まっていなければ、確認先と次の作業を先に明らかにする。返信が遅いという一つの相談を、この二つに分けたところに、業務支援としての意味があった。