業務フローを一枚にまとめたら、広すぎた。不動産の改善対象を切り分けた打ち合わせ

賃貸や売買、管理など複数の業務を扱う不動産会社で、仕事の流れを整理する打ち合わせがあった。悩みは、全体を一枚にまとめても、個々の案件でどの手順を使えばよいか分かりにくいことだった。AiWiLLが作ってきた全体フローにも、現場から業務ごとに範囲を分ける修正が入った。

執筆・監修 AiWiLL株式会社 代表取締役 赤堀亘

日本テレビ・Bitget等でのB2Bマーケティング実務を経て、2023年にSHIFT AI創業へ参画。コミュニティ・スクール責任者として2年で3万人規模へのグロースを主導。2026年、静岡県熱海市でAiWiLL株式会社を創業。生成AI顧問「WiLLAGENT」として、防災設備・不動産管理・旅館・飲食など現場型の中小企業に入り、売り上げ向上に寄与するマーケティングや営業施策をどうAIで質を上げ、数を増やすかを一緒に考え抜き、人手不足のなか報告書・見積・マニュアルづくりといった実務をいかにAIで省くかといった、AIを使った事業づくりを伴走支援している。生成AI研修・Eラーニングの監修も担当。企画したイベント・ウェビナーは累計112件、参加者は1万人超。

AiWiLL側で整理していたのは、集客から営業、オーナーとの契約、改修や貸し出し、その後の管理までをつなぐ流れだった。仕事がどこから来て、どこへ渡るかを捉える図としては使える。一方、実際の不動産業務には、賃貸、売買、管理、サブリースなどの違いがある。一つの図を細かくするだけでは、分岐が増え続けてしまう。

全体図への指摘を、作り直しの材料にする

残っている会議メモでは、提示した図は案件獲得の流れとして理解できるものの、個別の業務では枝分かれが多いことが指摘されている。そこで、全体図のまま詳細化するのではなく、特定の賃貸業務やサブリースなど、扱う流れを分ける方向を確認した。

修正の起点になったのは、会社ですでに使っていた業務フローだった。kintoneへの移行時に整理した資料があり、それを共有してもらう話になった。ただし、その資料が仲介や売買まで網羅しているとは限らない。既存資料があることと、今回の改善範囲が全部載っていることも分けて扱っている。

新しい図を白紙から作る前に、既存の図が何のために作られ、どこまでを対象にしているかを確かめる。今回の打ち合わせでは、この確認によって「過去の図をそのまま採用する」「全て作り直す」の二択にしなかった。

図の正しさより、次に確かめる範囲を残す

この回で確認できる成果は、全体フローへの指摘と、既存資料を使って個別フローを詰めるという次の作業だ。完成版の工程図や、その後に処理時間が縮まった実測までは残っていない。既存のスライドの型を共有し、メールや日程調整の作業も扱うという話はあるが、この会議だけで導入が完了したとは書けない。

それでも、打ち合わせが空振りだったわけではない。図が広すぎると分かったことで、どの業務を一つの手順として扱うかが論点になった。読者が同じ場面にいるなら、全体図に工程を足す前に、一件の仕事が始まって終わるまでを指で追ってみるとよい。途中で契約や担当の前提が変わるなら、その境目が分ける候補になる。

AIでフローのたたき台を作るなら、現場の説明や既存図を材料にし、契約や担当が変わる境目を人が確かめる必要がある。今回AiWiLLが進めたのは、最初の案を見てもらい、その指摘から次に作る個別フローの範囲を決めるところまでだ。