賃貸や売買、管理など複数の業務を扱う不動産会社で、仕事の流れを整理する打ち合わせがあった。悩みは、全体を一枚にまとめても、個々の案件でどの手順を使えばよいか分かりにくいことだった。AiWiLLが作ってきた全体フローにも、現場から業務ごとに範囲を分ける修正が入った。
AiWiLL株式会社代表。AI顧問「WiLLAGENT」で、企業の仕事をAIと人が進められる形にする伴走支援を行っています。記事では、実務で使える手順と、人が確認すべき点を明らかにします。
AiWiLL側で整理していたのは、集客から営業、オーナーとの契約、改修や貸し出し、その後の管理までをつなぐ流れだった。仕事がどこから来て、どこへ渡るかを捉える図としては使える。一方、実際の不動産業務には、賃貸、売買、管理、サブリースなどの違いがある。一つの図を細かくするだけでは、分岐が増え続けてしまう。
全体図への指摘を、作り直しの材料にする
残っている会議メモでは、提示した図は案件獲得の流れとして理解できるものの、個別の業務では枝分かれが多いことが指摘されている。そこで、全体図のまま詳細化するのではなく、特定の賃貸業務やサブリースなど、扱う流れを分ける方向を確認した。
修正の起点になったのは、会社ですでに使っていた業務フローだった。kintoneへの移行時に整理した資料があり、それを共有してもらう話になった。ただし、その資料が仲介や売買まで網羅しているとは限らない。既存資料があることと、今回の改善範囲が全部載っていることも分けて扱っている。
新しい図を白紙から作る前に、既存の図が何のために作られ、どこまでを対象にしているかを確かめる。今回の打ち合わせでは、この確認によって「過去の図をそのまま採用する」「全て作り直す」の二択にしなかった。
図の正しさより、次に確かめる範囲を残す
この回で確認できる成果は、全体フローへの指摘と、既存資料を使って個別フローを詰めるという次の作業だ。完成版の工程図や、その後に処理時間が縮まった実測までは残っていない。既存のスライドの型を共有し、メールや日程調整の作業も扱うという話はあるが、この会議だけで導入が完了したとは書けない。
それでも、打ち合わせが空振りだったわけではない。図が広すぎると分かったことで、どの業務を一つの手順として扱うかが論点になった。読者が同じ場面にいるなら、全体図に工程を足す前に、一件の仕事が始まって終わるまでを指で追ってみるとよい。途中で契約や担当の前提が変わるなら、その境目が分ける候補になる。
AIでフローのたたき台を作るなら、現場の説明や既存図を材料にし、契約や担当が変わる境目を人が確かめる必要がある。今回AiWiLLが進めたのは、最初の案を見てもらい、その指摘から次に作る個別フローの範囲を決めるところまでだ。
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