会社の資料の型を渡し、本人が一度直す。仕事の資料で進めたAI導入レクチャー

社外向けの説明資料も作る不動産会社の担当者が、目前の仕事を題材にAIを使い始めるレクチャーを受けた。会社らしい見た目を一から説明し直す負担を減らし、自分で内容を直せるようにするのが狙いだ。AiWiLLは操作を案内するとともに、過去の資料制作で使っていた会社のデザインガイド一式を渡した。

ロゴ、写真、配置の決まり、見本のスライド。それらを毎回言葉で説明する代わりに、参照できる形で手元へ置く。今回の記録には、その準備と、実際に本人が触る場面の両方が残っている。

「会社らしく」の中身を、見本と素材にする

既存のデザインガイドには、スライドの実寸、タイトルやロゴの位置、区切り線、下部のまとめ欄などが定められている。見本のPPTXと書き出し画像、使い方の説明も一緒になっていた。

AIへはガイドを参照させたうえで、何の資料か、誰に見せるか、おおよそどれくらいの量かを伝え、できた資料を人が見本と比べる構成だ。修正するときも、全部を言い直すのではなく、文字が多いページや変えたい写真を具体的に指す。会社の見た目を再現するルールと、その回に伝えたい内容を分けていた。

このセットは、完成資料を納めるだけでは残らないものだ。次に別の資料を作るときにも、同じロゴやフレームを探し直さずに始められる。ただし、ガイドの存在だけで毎回同じ品質になるわけではない。見本との比較と、内容の確認は残る。

当日はアプリの導入中にPCの再起動が必要になり、進行が止まる場面があった。操作の説明だけで完了する想定と、本人の環境で実際に動かす作業には差がある。

文字起こしでは、その後、共有されたデザインガイドをダウンロードし、自分の情報を整理し、誤字を直すところまで確認できる。内容を見た後に、ガイドに沿ってスライドを作る指示へ進み、Googleスライドで扱いたいという希望も出ている。

振り返り資料には資料作成の成果が記されている一方、今回取得した文字起こしだけでは、最終ファイルの書き出しや本番での使用までを確かめられない。アプリの呼び方にも進行ガイドと文字起こしで揺れがあるため、この記事では特定の製品機能を成功の根拠にしていない。

この回の具体的な変化は、会社の資料の型が本人の環境に渡り、本人が内容を確かめて手を入れる作業が行われたことだ。「AIに一度作らせた」だけでなく、出てきたもののどこを直すかを本人が判断するところに意味がある。

日々の作成時間がどれだけ減ったか、次の週も使えたかは未確認である。それでも、導入の一回で何を残すべきかは見える。本人に関係のある題材、既存の制作で使える型、そして一度自分で直した経験。この三つを手元にそろえることが、説明会を実務の練習へ変えていた。

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