同窓会に参加する理由をどう作るか。学びと交流をつなぐ企画支援

同窓会を準備する学校側の担当者と相談したのは、卒業生が何を楽しみに参加し、会場でどのように過ごすかという企画でした。交流の時間に加え、仕事に持ち帰れる学びをどう組み込むか、案内や申し込みをどう整えるかを決める必要がありました。

執筆・監修 AiWiLL株式会社 代表取締役 赤堀亘

日本テレビ・Bitget等でのB2Bマーケティング実務を経て、2023年にSHIFT AI創業へ参画。コミュニティ・スクール責任者として2年で3万人規模へのグロースを主導。2026年、静岡県熱海市でAiWiLL株式会社を創業。生成AI顧問「WiLLAGENT」として、防災設備・不動産管理・旅館・飲食など現場型の中小企業に入り、売り上げ向上に寄与するマーケティングや営業施策をどうAIで質を上げ、数を増やすかを一緒に考え抜き、人手不足のなか報告書・見積・マニュアルづくりといった実務をいかにAIで省くかといった、AIを使った事業づくりを伴走支援している。生成AI研修・Eラーニングの監修も担当。企画したイベント・ウェビナーは累計112件、参加者は1万人超。

AiWiLLは、事前の打ち合わせから本番前まで、プログラム、参加案内、申し込み、会場での動き方を調整しました。今回は、参加する理由と当日の過ごし方を一緒に考えた支援を振り返ります。

学びと交流を組み合わせる

初期の相談では、同窓生同士の交流に加え、仕事に持ち帰れる内容を組み込む方向を検討しました。その一つが、AI活用を扱うセミナーです。

全体は、学習や表彰を行う第1部と、エンターテインメントや交流を楽しむ第2部の構成へ整理しました。学校側の挨拶や総会報告も含め、必要なプログラムと交流時間をどう配置するかを、打ち合わせで詰めています。

コンテンツを増やすだけでは、参加者がゆっくり話す時間を取りにくくなります。プログラムの並びと時間配分を一緒に考えることが、制作の仕事でした。

案内と申し込みを、参加者の立場から見直す

集客では、チラシ、LINE、メールなどを使う案内と、申し込みの方法を相談しました。入力項目や登録の手間も論点にし、参加したい人がどこで止まる可能性があるかを確認しています。

準備が進んだ段階では、教職員からの声掛けや、すでに申し込んだ人への同級生の誘い合わせを優先する方針を決めました。これは当時選んだ施策であり、他の方法より効果が高かったという実測結果ではありません。

名札の裏面には、学校の公式LINEへつなぐQRコードを載せる構成を決めました。会場内の案内物も、その後の学校との接点を考える対象にしました。

企画を、関係者が準備できる形へ進める

打ち合わせでは、登壇者や出演者、映像に使う材料、会場の使い方、名札などを確認し、次に誰が何を用意するかを整理しました。

企画書の初期案と、本番に近い時期の記録では、構成や時間、受付方法に変更があります。そのため、最初の資料を完成形として固定せず、後の打ち合わせで決めた内容に合わせて調整しました。

この仕事でAiWiLLが担ったのは、参加の理由を考える企画と、実施するための具体的な段取りをつなぐことです。開催後の効果を評価するには、来場実績やアンケートなどを別に確かめる必要があります。本記事は、実際に行った企画・準備の記録としてまとめています。

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