CRMのアカウントを渡す前に。「最初の案件」と「毎日の使い方」まで資料にした理由

不動産会社の営業チームには、日々の案件の状況や次の行動を管理したくても、現場が忙しく入力が続かないという課題があった。AiWiLLとの打ち合わせでNotionの試作を見た時点でも、まだ運用には乗っていなかった。必要な項目を決めることに加え、入力の習慣とアクセスできる環境を整える必要があった。

執筆・監修 AiWiLL株式会社 代表取締役 赤堀亘

日本テレビ・Bitget等でのB2Bマーケティング実務を経て、2023年にSHIFT AI創業へ参画。コミュニティ・スクール責任者として2年で3万人規模へのグロースを主導。2026年、静岡県熱海市でAiWiLL株式会社を創業。生成AI顧問「WiLLAGENT」として、防災設備・不動産管理・旅館・飲食など現場型の中小企業に入り、売り上げ向上に寄与するマーケティングや営業施策をどうAIで質を上げ、数を増やすかを一緒に考え抜き、人手不足のなか報告書・見積・マニュアルづくりといった実務をいかにAIで省くかといった、AIを使った事業づくりを伴走支援している。生成AI研修・Eラーニングの監修も担当。企画したイベント・ウェビナーは累計112件、参加者は1万人超。

その場では、共有した顧客管理のリンクを相手が開けない場面もある。権限を直すという対応が話されているが、会議記録だけで修正完了までは確認できない。必要な項目が並んだ画面と、相手が使い始められる状態の間には、このような段差がある。

残っていたのは、導入説明を分けた一式

AiWiLLが営業チーム向けに制作したHubSpotとSlackの資料は、導入説明だけで終わっていない。既存顧客・案件の取り込み、共有窓口のメール、毎日の使い方が別の手順として残っている。

取り込み資料は、過去の名簿を全部移すのではなく、いま動いている顧客と案件から始める構成だ。また、一人の顧客と一つの案件を同じものとして扱わず、同じ人に複数案件があれば分けて記入する。最初の画面を埋めるためだけの登録ではなく、次に追う仕事が分かる状態を作ろうとしている。

共有メールの資料では、これから届く連絡と、過去に届いた連絡を別に扱っていた。単に「メールを連携する」と書くより、どの入口の何を取り込むのかを分ける必要があった。

朝の確認まで決めても、定着の証拠は別に要る

日常運用の資料は、画面を開くタイミングや、次の行動を更新して会議で見る使い方まで含む。ツールの機能を全部教える資料ではなく、仕事の一日の中で使う順を示すためのものだった。

一方、これらは制作物として残った資料である。チームが継続して使った回数、入力漏れの減少、売上への効果は確認できない。後の運用引き継ぎ記録では、管理先をNotionとし、AIが普段の連絡から案件の状態や次の行動を整理する設計に進んでいる。元の連絡にない担当や期限は、AIが推測して確定させないことも条件にした。これは後の設計であり、過去のHubSpot導入資料がそのまま稼働したという意味ではない。

それでも、この資料一式から使える判断はある。導入を引き渡すときは、アカウント作成だけでなく、最初に何を入れるか、どこから新しい仕事が来るか、いつ見直すかが必要になる。そして、その設計を渡した後に、アクセスできるか、実際に更新されたかを別に確かめる。資料がそろったことを定着と呼ばないところまで含めて、今回の振り返りである。