受付で判断に迷う人をどうつなぐか。同窓会の担当と連絡経路を整理した

同窓会の運営を準備する担当者にとって、名簿にない来場者が現れたときの確認先や、複数の仕事が重なる時間の人員配置は、事前に決めておきたいことです。今回の支援でも、受付・会場誘導・登壇者対応・音響やスライドの操作を誰が受け持つかを相談しました。

執筆・監修 AiWiLL株式会社 代表取締役 赤堀亘

日本テレビ・Bitget等でのB2Bマーケティング実務を経て、2023年にSHIFT AI創業へ参画。コミュニティ・スクール責任者として2年で3万人規模へのグロースを主導。2026年、静岡県熱海市でAiWiLL株式会社を創業。生成AI顧問「WiLLAGENT」として、防災設備・不動産管理・旅館・飲食など現場型の中小企業に入り、売り上げ向上に寄与するマーケティングや営業施策をどうAIで質を上げ、数を増やすかを一緒に考え抜き、人手不足のなか報告書・見積・マニュアルづくりといった実務をいかにAIで省くかといった、AIを使った事業づくりを伴走支援している。生成AI研修・Eラーニングの監修も担当。企画したイベント・ウェビナーは累計112件、参加者は1万人超。

AiWiLLは本番前にスタッフの動きをシミュレーションする打ち合わせを行い、役割と連絡経路をすり合わせました。この記事では、その場で判断を抱え込まないために整理した運営準備を紹介します。

受付で確認が必要な人を、誰につなぐか

打ち合わせでは、チケットを読み取る受付と、名簿を検索する受付の役割を整理しました。同時に検討したのが、名簿にない来場者など、その場で確認が必要になるケースです。

受付担当だけで判断を抱え込まないよう、誘導のリーダーから学校側の確認者につなぐ流れを決めました。直前の記録では、不明者のための専用列を別に増やすのでなく、確認できる人へ案内する方針になっています。

一般の来場者と学校関係者の受付・案内も分けて検討しました。名札の色や置き方まで相談したのは、来場者の区分を離れた位置からも見分けられるようにするためです。

進行表を、各人の動きに置き換える

シミュレーションでは、設営から受付、プログラムの進行、会場移動、撤収までを順に確認しました。途中では、全体のタイムラインを細かく見直し、スタッフごとの仕事を記した交番表を用意する方針も決めています。

特に調整したのは、登壇者・出演者を案内する人と、定型的な受付・誘導作業を担当する人の分担です。中心メンバーがその場の作業で埋まると、予定外の対応に動きにくくなります。最後の打ち合わせでも、関係者への対応に専念する人の仕事を、他のメンバーが引き継ぐ形を確認しました。

会場が変わるときの操作も、打ち合わせの対象にする

第1部から第2部への移動については、参加者をどの順で案内するか、音響・映像の確認をいつ行うか、誰が会場側と連絡するかを整理しました。

機材構成には準備中の変更があるため、一つ前の資料をそのまま頼りにせず、直前の確認内容と整合させることが必要でした。台本、スタッフ向け資料、配置図に反映する担当も決めています。

今回提供した、当日前の仕事

本件では、当日運営に向けたシミュレーションと、役割・判断・連絡経路のすり合わせを行いました。イベントそのものは開催済みですが、本稿で示したのは準備の内容です。受付の待ち時間がどれだけ減ったか、トラブルを何件防いだかという数値は計測していません。

現場で迷いやすいのは、予定どおりの処理から外れた場面です。誰が確認し、誰へつなぎ、ほかのスタッフがどう動くかまで具体化することが、今回の運営準備の一部でした。

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