共有用の知識を作った後に見つかった漏れと古さ。配布先と作成元の修正を整理した

不動産会社の業務知識を、経営側と現場スタッフそれぞれに渡したい。そこで課題になったのは、元の案件記録をそのまま渡すと、受け手の仕事に必要のない情報まで含まれることだった。AiWiLLは共有用の一式と進行資料を作り、ファイルを選ぶ方式から、読み手に合わせて内容を書き直す方式へ見直した。共有版の点検では、なお修正が必要な箇所が残っていた。

執筆・監修 AiWiLL株式会社 代表取締役 赤堀亘

日本テレビ・Bitget等でのB2Bマーケティング実務を経て、2023年にSHIFT AI創業へ参画。コミュニティ・スクール責任者として2年で3万人規模へのグロースを主導。2026年、静岡県熱海市でAiWiLL株式会社を創業。生成AI顧問「WiLLAGENT」として、防災設備・不動産管理・旅館・飲食など現場型の中小企業に入り、売り上げ向上に寄与するマーケティングや営業施策をどうAIで質を上げ、数を増やすかを一緒に考え抜き、人手不足のなか報告書・見積・マニュアルづくりといった実務をいかにAIで省くかといった、AIを使った事業づくりを伴走支援している。生成AI研修・Eラーニングの監修も担当。企画したイベント・ウェビナーは累計112件、参加者は1万人超。

この設計でAIに任せるのは、元の記録から、読み手の役割に必要な手順や確認事項をまとめ直す作業だ。渡してよい内容か、受け取った人が使える状態かは、人が本文を読んで確かめる必要がある。

ファイルを選んでも、一行単位の事情は残る

初期の共有案は、渡すファイルを一覧で許可し、役割ごとの共有版を作るものだった。次の進行資料では、ファイル全体を共有してよいかだけでは判断しきれないことを踏まえ、一般のスタッフ向けには、仕事に必要な内容へ書き直す構成になっている。

案件固有の記録をそのまま渡すのではなく、何を確認し、どこで相談し、次に何をするかへ変える。共有相手が違えば、必要な背景の詳しさも違う。元の記録を保管することと、読み手に役立つ知識を渡すことを分けた判断だった。

実際の共有版には、説明用メモや古い見出しが残った

共有版を点検した際の修正指示書には、共有版を点検して見つかった内容が具体的に記録されている。AI顧問側の準備メモが末尾に残っていたこと、日付に依存する見出しが古くなっていたこと、共有していない場所へのリンクが混ざっていたこと、概要と詳細の更新時点がそろっていなかったことなどだ。

大切なのは、ファイル名からは安全に見えても、本文には共有目的に合わない情報が残りうるという、実際の点検結果である。

読めないリンクや古い「今週の仕事」も、単なる体裁の問題ではない。受け取った人は、その情報がいまも有効か、次にどこを見ればよいか判断できなくなる。

配布したコピーだけを直すと、次に元へ戻る

修正指示では、急ぎ共有版から外すべきものを処理した後、作成元も修正する流れを求めていた。配布先だけ直しても、次の同期で元の内容が戻るからだ。

日付のある仕事は、ページ全体の「今週」という見出しに頼らず、個々の項目の期限や状態を持たせる。概要と詳細の整合を見直し、配布先には存在しないリンクを残さない。自動で拾える不整合と、人が内容を読んで判断する部分を分ける。修正指示は、そのように再発する場所へ戻る内容だった。

確認できたのは、共有版の不備を記した点検と修正指示である。すべての指示を反映し、再配布して検証した完了記録までは取得できていない。このため「漏れなく安全に共有できた」という成功談にはしない。

この支援で残った教訓は、共有ルールを作った後にも、受け取る側の状態で読み返す工程が要ることだ。情報を選び、読み手向けに直し、配布先で確かめ、問題があれば作成元へ戻る。その往復までが、知識を共有する仕事だった。