イベントの企画は社内で固まっている。必要なのは、当日を確実に回してくれる運営会社——この「運営のみ外注」の依頼書は、企画提案を求めるRFPとは書き方がまったく違います。提案を求めるなら目的と予算を渡して発想を引き出しますが、運営を頼むなら業務の仕様を渡して、体制と見積もりを比較するのが正解です。ここを取り違えると、「いい感じにお願いします」の丸投げ見積もりが返ってきて、当日「それはうちの仕事ではない」が噴出します。
AiWiLLは累計112件のイベント・ウェビナー企画を支援し、運営の依頼書を受ける側として「比較しやすい依頼書」と「事故を生む依頼書」の違いを見てきました。本記事では、イベント運営会社への依頼書（運営RFP）に書くべき項目を、そのまま埋められるテンプレートとして公開します。なお、企画から提案を求める場合はイベント制作RFPテンプレートを使ってください。本記事は「企画は社内・運営は外注」のケース専用です。
2016年よりB2Bイベントマーケティングに特化したキャリアをスタート。日本テレビ・Bitget等での実務を経て、2023年にSHIFT AI創業に参画しコミュニティ・スクール責任者として2年で3万人規模へのグロースを主導。2026年にAiWiLL株式会社を創業。年間100本超・累計参加者10,000人超のイベントを手掛け、「一度のイベントを半永久的なビジネス資産に変える」マーケティング設計を専門とする。SNS総フォロワー1万人超。(X,Instagram,TikTok - 2026年4月現在)
実力があるのに、競合に選ばれ続けている。 その差は、イベントの「設計」にあります。
集客・当日・二次活用・フォローまで、社長がイベントで権威性と売上を作るための全手順を一冊に凝縮しました。
まず結論：運営RFPは「業務範囲表＋当日仕様＋数量情報」の3点セット
| 構成要素 | 内容 | これがないと何が起きるか |
|---|---|---|
| ① 業務範囲表 | 受付・誘導・進行・技術・事務局…どの業務を誰が持つかの一覧 | 「それはどちらの仕事か」が当日に発覚する |
| ② 当日仕様 | タイムテーブル、会場図、プログラム、出演者・来賓情報 | 体制と人数の見積もりが各社バラバラの前提になる |
| ③ 数量情報 | 参加者数、ピーク来場数、受付種別、配布物の数 | 人員数の根拠が作れず、過剰か不足の見積もりになる |
運営会社が見積もりに必要なのは、アイデアではなく数字と範囲です。この3点が揃った依頼書は、それだけで「分かっている発注者」として扱われ、見積もりの精度も担当者の質も変わります。
①業務範囲表の作り方｜「自社・運営会社・未定」の3列で塗り分ける
運営の依頼で最も価値があるのがこの表です。以下のリストを「自社／運営会社／未定（提案希望）」の3列で塗り分けて渡してください。
| 領域 | 業務 |
|---|---|
| 事前 | 申込管理・参加者リスト整備 |
| 参加者への案内・リマインド | |
| 運営マニュアル・台本の作成 | |
| 当日 | 受付（設営・名簿照合・名札） |
| 誘導・案内（会場内・クローク） | |
| 進行管理（タイムキープ・転換・登壇者対応） | |
| 技術（音響・照明・映像・配信） | |
| イレギュラー対応（遅刻・飛び込み・体調不良） | |
| 事後 | 撤収・原状回復 |
| データ整理（出欠・アンケート）・報告 |
「未定（提案希望）」の列を作るのがコツです。全部を決め切れなくても、決まっていないことが明示されていれば、運営会社は提案で埋められます。最悪なのは、空欄を「言わなくても分かるだろう」で残すことです。
②当日仕様｜運営会社が体制を組むのに必要な情報
- タイムテーブル：開場・開演・各プログラム・転換・終了・撤収の時刻。ドラフト段階でも「現時点案」として渡す
- 会場情報：会場名・フロア・会場図（レイアウト案）。下見の可否と日程
- プログラム詳細：登壇者数、来賓の有無とレベル、表彰・演出の有無、懇親会への転換の有無
- 制作物の状況：台本・進行表・配布物は支給か作成依頼か
- 禁止事項・注意点：会場規定、社内ルール、撮影NG者の有無など
③数量情報｜人員見積もりの根拠になる数字
- 参加者数：想定数と確定時期。招待制か自由申込か
- ピーク来場数：開場後30分に何人来るか（不明なら「開演10分前集中型」など傾向を伝える）
- 受付種別：一般・来賓・登壇者・プレスなど、動線を分ける必要がある区分
- 配布物：名札・資料・ノベルティの種類と数（封入・仕分け作業の見積もりに直結）
- クローク需要：遠方参加者の比率（荷物量の予測）
この数字が「受付スタッフ◯名」の根拠になります。逆に、見積もりに人数の根拠が書かれていない会社は、この数字を読んでいません（人員設計の考え方は事務局代行の記事を参照）。
見積もりの比較ポイント｜運営外注ならではの4つ
| 比較ポイント | 見ること |
|---|---|
| 人員の内訳と根拠 | 「スタッフ8名」ではなく、受付◯名・誘導◯名・進行◯名と役割つきで出ているか。数量情報からの逆算になっているか |
| ディレクターの質 | 当日責任者（ディレクター）の経験。スタッフの頭数より、統括1名の力量が当日を決めます |
| 事前準備の含有 | マニュアル作成・下見・リハーサルが含まれるか。当日だけの「人貸し」は安いが事故率が高い |
| イレギュラーの責任範囲 | 判断を伴う対応（飛び込み・クレーム・体調不良）をどこまで担うか。緊急時の指揮系統 |
金額の見方は見積もり内訳の記事の6費目分解が使えます。運営のみの場合、比較の中心は「運営・スタッフ費」と「事前準備の含有」になります。
運営RFP送付前チェックリスト10項目
- □ 1. 業務範囲表を「自社・運営会社・未定」の3列で塗り分けた
- □ 2. タイムテーブル（ドラフト可）を添付した
- □ 3. 会場図と下見の可否を伝えた
- □ 4. 参加者数・ピーク来場数・受付種別を書いた
- □ 5. 配布物・クローク需要など物量の情報を書いた
- □ 6. 来賓・表彰など格式に関わる要素を伝えた
- □ 7. マニュアル・台本の支給/作成依頼の別を明示した
- □ 8. イレギュラー対応の範囲と指揮系統への希望を書いた
- □ 9. 提案期限・決定日・当日までのスケジュールを書いた
- □ 10. 人員の内訳と根拠を見積もりに含めるよう依頼した
AiWiLLは「仕様書のない段階」からでも運営を設計できます
AiWiLLは、社員総会・式典・カンファレンス・セミナーなどのイベント運営を、企画段階から当日・事後まで一社完結で支援しています。運営のみのご依頼では、本記事の3点セット（業務範囲表・当日仕様・数量情報）を一緒に整備するところから入るため、「依頼書がまだ書けない」段階でも問題ありません。
累計企画数112件、累計参加人数10,551名、顧客満足度94.9%。見積もりには人員の内訳と根拠、含まれない業務の一覧を必ず明記します。オンライン開催の運営はWiLLWEBINAR（60分1本15万円・税別）で対応します。
よくある質問
イベント運営会社への依頼書には何を書けばよいですか？
業務範囲表（自社・運営会社・未定の3列）、当日仕様（タイムテーブル・会場図・プログラム）、数量情報（参加者数・ピーク・受付種別・配布物）の3点セットです。企画提案を求めるRFPとは別物で、仕様と数字が中心になります。
企画提案型のRFPとどう使い分けますか？
企画から任せたい場合は目的・予算を渡して提案を引き出すRFP、企画は社内で運営だけ任せる場合は本記事の仕様書型です。中間（企画は固いが演出は提案がほしい）の場合は、仕様書に「提案希望」の項目を明示してください。
スタッフの人数はどう決まりますか？
参加者数・ピーク来場数・受付種別・会場の動線から逆算されます。発注側がこの数字を渡せば、各社の人員見積もりが比較可能になります。人数の根拠を書かない見積もりは、その時点で要注意です。
当日だけの依頼もできますか？
可能ですが、マニュアル・下見・リハーサルを含まない「当日だけの人貸し」は事故率が上がります。少なくとも運営マニュアルの読み合わせと、責任者（ディレクター）の事前打ち合わせは含めてください。
複数社の見積もりはどこで比較すべきですか？
総額ではなく、人員の内訳と根拠、ディレクターの経験、事前準備（マニュアル・下見・リハ）の含有、イレギュラー対応の責任範囲の4点です。同じ依頼書を渡していれば、この4点の差がそのまま会社の質の差です。
依頼書が書けない段階でも相談できますか？
AiWiLLでは可能です。業務範囲表と数量情報の整備から一緒に行い、整理した依頼書を他社比較に使っていただいても構いません。
まとめ：運営の質は、依頼書の解像度に比例する
イベント運営の外注で「当たり外れ」を嘆く前に、依頼書を見直してください。業務の範囲、当日の仕様、物量の数字——この解像度が高いほど、運営会社は正確な体制を組め、見積もりは比較可能になり、当日の「聞いてない」は消えます。運営RFPは発注書類ではなく、当日の成功の設計図です。
まずは業務範囲表の3列塗り分けから。15分で終わるこの作業が、外注の成否の半分を決めます。
