AI議事録で決定事項と宿題が混ざる｜担当・期限を捏造させない指示文

「来週までにやれたらいいですね」が「来週までに実施する」に変わると、議事録は元の会議とは違う約束を作ってしまいます。AI議事録を仕事へ使うには、発言を短くするだけでなく、決定、提案、依頼、保留を区別する必要があります。担当や期限が出ていない項目は、未定のまま残します。

執筆・監修 AiWiLL株式会社 代表取締役 赤堀亘

日本テレビ・Bitget等でのB2Bマーケティング実務を経て、2023年にSHIFT AI創業へ参画。コミュニティ・スクール責任者として2年で3万人規模へのグロースを主導。2026年、静岡県熱海市でAiWiLL株式会社を創業。生成AI顧問「WiLLAGENT」として、防災設備・不動産管理・旅館・飲食など現場型の中小企業に入り、売り上げ向上に寄与するマーケティングや営業施策をどうAIで質を上げ、数を増やすかを一緒に考え抜き、人手不足のなか報告書・見積・マニュアルづくりといった実務をいかにAIで省くかといった、AIを使った事業づくりを伴走支援している。生成AI研修・Eラーニングの監修も担当。企画したイベント・ウェビナーは累計112件、参加者は1万人超。

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決定事項は、意見の強さで決めない

長く話した人の意見や、最後に出た案が、合意された内容とは限りません。会議の記録に明示された承認や合意を確認し、分からない場合は確認待ちへ置きます。話者が特定できない音声を、発言内容から推測して実名に結び付けることもしません。

区分名は会社の会議ルールに合わせて変えて構いません。大事なのは、情報がない状態を空欄や未定で表せることです。全行をきれいに埋めることを完成条件にしないでください。

議事録から行動へ移すための出力指定

以下の会議記録を、決定・提案・依頼・保留に分けてください。
各行は次の列にします。
区分／内容／根拠の発言または時刻／担当者／期限／完成条件／確認事項

明示された合意が見つからない案は、決定にしないでください。
担当者・期限・完成条件が述べられていない場合は「未定」とします。
話者が不明な部分は、実名を推測しないでください。
相対日付は、会議日が分かる場合だけ変換し、元の表現も残します。
最後に、司会者が確認すべき質問だけを一覧にしてください。

「来週」「月末」を日付に直すときの確認

会議日が記録されていなければ、「来週」を確定日へ変える根拠がありません。会議日が分かっても「来週中」と「来週の会議まで」は違います。元の言い方を残し、具体的な期限を確認してからタスクへ登録します。

「確認する」と「提出する」も別の行動です。誰かが見積を確認する約束を、見積を作成するタスクへ変えないようにします。動詞、対象物、確認する相手を一緒に読むと、要約で落ちた仕事の境界が見つかります。

会議後の確認は、不足欄だけに絞る

全文を全員に送り「間違いはありますか」と聞くより、判断が必要な項目を具体的に出します。たとえば「比較表の担当は誰か」「完成は項目の列挙までか、推奨案までか」「締め切りは次回会議の前か」という問いです。承認者の回答を受けて、初めて正式な決定とタスクへ移します。

会議後の確認票
決定として扱ってよい内容：
担当者が未定の依頼：
期限が曖昧な依頼：
作業の完成条件が不足する項目：
次回へ持ち越す論点：
確認した人と日時：

同じ未定が毎回残るなら、AIへの指示を増やすだけでなく、会議の締め方を変えます。最後に決定、担当、期限を読み上げる役割を決めれば、元の記録の質を改善できます。会議の整理を社内の仕事へつなぐ全体像は、議事録のAI活用で紹介しています。

確認に使った資料

• AiWiLL：議事録にAIを使う方法