会社の資料のトンマナがバラバラな問題｜デザインの決めごとを1枚にしてAIに毎回読ませる

同じ会社から出た提案書を3枚並べると、別々の会社の資料に見えることがあります。1枚目は文字がびっしり。2枚目は色が7色。3枚目は余白が広くて上品だけれど、社名の書き方だけが他の2枚と違う。作った人はいずれも真面目で、手を抜いてはいません。それでも受け取った側には、統一感のない会社に見えます。社内では「トンマナを統一したい」という言い方で相談を受けることが多いのですが、私はこれをデザインの相談としては受けていません。

先に結論を置きます。資料の見た目がバラバラなのは、センスの差ではありません。決めごとが言葉になっていないからです。上手い人の頭の中には確実に基準があります。ただ、その人がそれを言葉にしたことが一度もない。だから他の人にも、AIにも渡せない。渡せないものは、毎回ゼロから作り直されます。

そして、その決めごとは色や余白の数値から決めるものではありません。最初に決めるのは「何を大きくするか」です。1枚の中で一番言いたいことをどう選び、どう目立たせるか。ここが揃うと、色が多少ずれていても資料は不思議と揃って見えます。逆にここが揃っていないと、色番号を統一しても資料はバラバラのままです。ここから先は、その決めごとを1枚のファイルにして、資料を作るたびにAIに読ませる運用までを書きます。

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資料のトンマナがバラバラなのは、センスの差ではない

顧問先で「資料の見た目を揃えたい」という相談を受けたとき、私はまず作り手を疑いません。疑うのは、会社の中に基準が書かれた紙が1枚もないという事実のほうです。私が生成AI顧問として関わってきた会社は累計約15社、研修・講座を含めれば30社を超えますが、「うちの資料はこう作る」を文章で持っている中小企業に、私はほとんど出会っていません。

持っていない理由も、だいたい同じです。

• 上手い人が、自分の基準を言葉にしていない。本人にとっては当たり前すぎて、説明する対象だと思っていない。
• 基準が「良い感じにして」という言葉で流通している。受け取った側は、自分の良い感じで作る。当然ずれる。
• 過去の資料をコピーして作っている。ただし、誰が何をコピー元にしたかは管理されていない。世代が進むほど分岐する。
• 直した理由が残らない。上司が「ここ大きくして」と赤を入れる。直る。なぜ大きくするのかは、次の人に伝わらない。

この4つは、資料に限った話ではありません。暗黙知の記事に書いたとおり、できる人ほど、自分の判断を意識していません。デザインはその典型です。「なんとなくこっちのほうがいい」で処理している判断が、実は毎回同じ基準で下されている。同じ基準で下されているのに、言葉になっていない。だから他の人には再現できないし、AIにも渡せない。

ここでよくある対処が、市販のテンプレートを配ることです。これは半分は効きます。半分しか効かない理由は、テンプレートは「見た目の器」しか配らないからです。器の中に何をどの大きさで入れるかは、結局作り手の判断に戻ってきます。同じテンプレートを配っても、1枚に12個の要素を詰める人と、3個しか置かない人が出ます。並べると、やっぱりバラバラです。

デザインの本を1冊読めば、揃える・近づける・繰り返す・対比する、といった原則は出てきます。原則そのものは正しい。ただ、原則を読んで自社の資料が揃った会社を、私は見たことがありません。原則と現場の間に、「うちの場合、具体的に何をどうするか」という一段が抜けているからです。この記事はその一段の作り方だけを書きます。

先に決めるのは色でも余白でもない。「何を大きくするか」

資料の見た目を揃えようとするとき、たいていの会社は色から入ります。コーポレートカラーの番号を配り、フォントを指定し、余白の数値を決める。決めた翌月には、誰も守っていません。守れない理由は、覚えていられないからです。数値は、作っている最中に思い出せません。

私が先に決めるのは、もっと粗い一点です。この1枚で、一番言いたいことは何か。それを、他より明らかに大きく置く。これだけです。

バラバラに見える資料を並べて観察すると、色が違うことより先に、主役の大きさが揃っていないことに気づきます。上手い人が作った1枚は、目を細めても「ここが主役だ」と分かります。いまいちな1枚は、目を細めると全部が同じ濃さで見える。全部を同じ大きさで置いているからです。全部が主役の資料は、読む人にとっては主役がゼロの資料です。

この差は、センスではなく順番の差です。上手い人は、作る前に「この1枚で相手に何を持って帰ってほしいか」を決めています。決めてから、それを大きくしている。いまいちな人は、資料に載せるべき情報を全部並べてから、あとで見た目を整えようとします。整える段階では、もう主役は選べません。全部が必要な情報に見えるからです。

決めごとの種類	効き目	覚えていられるか	最初に決めるべきか
1枚の主役を1つに決める	◎ これだけで揃って見える	◎ 一言で覚えられる	◎ 最初に決める
文字の大きさを何段にするか	◎ 主役を大きくする土台	○ 3段までなら覚えられる	◎ 主役の次に決める
1枚に載せる要素の上限	◎ 詰め込みが止まる	◎ 数字1つ	◎ 3番目に決める
使ってよい色の数	○ 数を絞ると効く	○ 「3色まで」なら覚えられる	○ 4番目でよい
会社名・敬称の書き方	○ 社外に出る資料で効く	△ 一覧を見ないと守れない	○ 早めに書く（覚えなくてよい）
色番号・フォント名の指定	△ 器は揃うが中身は揃わない	× 作業中に思い出せない	△ 最後でよい
余白の数値（mm・pt）	△ 揃うと上品になる	× まず守られない	× 道具側に埋め込む

表の下2行を見てください。色番号と余白は、効かないわけではありません。人間が覚えていられないのです。覚えていられないものは、人に守らせるのではなく、道具側に埋め込むか、ファイルに書いてAIに毎回読ませるほうが早い。ここが、この記事の中心になります。

「大きくする」を、守れる文に直す

「一番言いたいことを大きくする」は、まだ標語です。標語のままでは守れません。守れる文に直します。私が使っている直し方は、命令の形にして、数えられるようにすることです。

右側の文には共通点があります。全部、数えられることです。1か所、4つまで、3つだけ、3段まで。数えられる文は、作り終わったあとに人が確認できます。AIにも確認させられます。「メリハリをつける」は、作り手にもAIにも判定できません。判定できない基準は、決めごとではなく願望です。

この「数えられる形に直す」という作業は、AIが得意です。人が言い出しっぺになって、AIに削らせる。ここは後の章で手順にします。

揃っているかを、その場で確かめる方法

決めごとを作る前でも、いま手元にある資料が揃っているかは確かめられます。私が現場でやってもらうのは、道具を使わない2つの確認です。

1つ目は、目を細めて見ることです。画面から少し離れて、細部が読めない状態にする。それでも「ここが主役だ」と分かる資料は、大きさの決めごとが効いています。目を細めた瞬間に全部が同じ灰色の塊に見えたら、その1枚には主役がありません。文字を読み込む前に判定できるので、作った本人でも自分の資料を判定できます。

2つ目は、3枚を横に並べて、少し離れて見ることです。1枚ずつ見ていると、どの資料も「きちんとしている」ように見えます。並べた瞬間に、色数の違い、文字の詰まり具合、余白の量が一気に見えます。顧問先でこれをやると、たいてい部屋の空気が変わります。誰かの資料が悪いのではなく、会社として決めていなかったことが、視覚的に一発で伝わるからです。

この2つは、決めごとを作ったあとの点検にもそのまま使えます。数値を測る必要はありません。会社の資料を受け取る相手は、定規を持っていないからです。相手は目を細めるのと同じ精度で、一瞬で「揃っている会社かどうか」を判定します。だから決めごとも、その精度で効くものから先に決めます。

自社では、デザインの決めごとを1枚のファイルにして毎回AIに読ませている

うちの会社は社員2名、業務委託を含めて8名です。デザイナーはいません。それでも提案書、研修資料、図解、スライドのトーンは揃っています。理由は単純で、デザインの決めごとを1枚のファイルにしてあり、資料を作るときに毎回それを読ませているからです。

公開してよいのは中身の細部ではなく、ファイルに何が書いてあるかという構造です。うちの1枚は、だいたいこの並びでできています。

この中で、あとから足された行が一番役に立っています。⑤のやってはいけないことです。

うちのファイルに入っている行を一つ紹介します。スライドのヘッダーに会社ロゴを置くとき、幅の指定だけを小さくすると、ロゴが横方向に潰れて社名が途中で切れます。ロゴ画像が横長だからです。気づいた人がその場で直せば、その1枚は直ります。ここで普通は終わります。次に別の人が同じ資料を作ると、また同じところで切れます。

だから直したあと、決めごとファイルにこう書き足しました。「ロゴ画像は横長。高さを決めたら、幅は高さ×5で計算すること。幅を小さい値にすると横に潰れて社名が途中で切れる」。理由まで書いてあるので、次にこのファイルを読んだAIも、人も、同じ事故を起こしません。

1回の直しをどこに置くかで、その直しが二度目に効くかが決まります。その場のやり取りで直すだけなら、次の人には届きません。決めごとファイルに書き戻すと、次から全員に効きます。これはAI社員のつくり方で書いた考え方と同じで、直しの行き先を決めておくかどうかが、道具が育つかどうかの分かれ目です。

もう一つ、うちのファイルには「サイズの指定を間違えると背景が全面を覆わず、右と下に白が出る」という注意も入っています。これも、同じ理由でファイルに入っている行です。崩れ方は資産です。崩れ方を個人の記憶に置いておくと、その人が忙しい日に再発します。ファイルに置くと、再発しません。

決めごとは、白紙から書かない。良い資料といまいちな資料を並べる

ここが、この記事で一番実務的な部分です。

「デザインの決めごとを1枚にまとめましょう」と言われて、白紙を開いて書き始めた人は、ほぼ確実に止まります。私も止まりました。何を書けばいいか分からないのではありません。自分が何を基準にしているかを、思い出せないのです。判断は速く、無意識で、言葉になっていません。だから白紙に向かうと、教科書に載っている一般論を書き写すことになります。書き写した一般論は、自社の資料と一致しません。一致しないから、誰も使いません。

正しい順番は逆です。先に現物を並べて、違いをAIに言葉にさせます。

手順	やること	誰がやるか	所要の感覚
1	過去の資料から「よくできた」3〜5枚を選ぶ	人（社内で一番上手い人）	30分
2	同じ数だけ「いまいち」を選ぶ。人を責める場ではないと先に言う	人（同上）	15分
3	両方をAIに渡し、違いを数えさせて表にさせる	AI	数分
4	出てきた違いを、守れる命令形の文に直させる	AI	数分
5	20項目出てきたら、7項目まで削る。削るのは人の仕事	人（決裁できる人）	30分
6	1枚のファイルにして、置き場を決める	人	15分
7	次に資料を作るとき、そのファイルを一緒に読ませる	人＋AI	毎回1手間
8	直しが出たら、ファイルに理由つきで書き戻す	人	都度2分

手順1と2は、外注もAI化もできません。どれが良い資料かを決めるのは、その会社の判断だからです。ここだけは社内の誰かが選びます。逆に言えば、社内の判断が必要なのは選ぶところだけで、そのあとの言語化はAIのほうが速く、正確です。人は自分の基準を説明できませんが、AIは並べられた6枚から差分を拾うのは得意です。

手順2で気をつけることを一つ。「いまいちな資料」を選ぶ場を、犯人探しにしないでください。私は必ず、選ぶ前に一言置きます。「これは作った人の問題ではなく、決めごとがなかった会社の問題です」。ここで空気が固くなると、良い素材が出てきません。実際、いまいちな資料ほど、決めごとの穴を正確に教えてくれます。

持ち帰り①：違いをAIに言葉にさせる依頼文

そのまま使える依頼文を置きます。うまい言い回しを探す必要はありません。大事なのは、一般論を書かせないことと、数えさせることの2点だけです。

あなたは、うちの会社の資料をレビューする担当です。
これから「よくできた資料」と「いまいちな資料」を同じ枚数ずつ渡します。

1. まず、渡した資料それぞれについて、次の4つを数えて表にしてください。
   - 一番大きく置かれているものは何か（1枚につき1つ選ぶ）
   - 1枚に載っている箱・図・表・写真の合計はいくつか
   - 使われている色は何色か
   - 文字の大きさは何段あるか

2. その表を見て、「よくできた」側にあって「いまいちな」側にない共通点を、
   5〜8個にまとめてください。

3. まとめた共通点を、次に資料を作る人が守れる短い命令形の文に書き直してください。
   条件：数えられる形にすること。
   例）「メリハリをつける」ではなく
       「1枚に、他より明らかに大きい文字を1か所だけ置く」

4. 表記のゆれ（社名の書き方、敬称、日付、数字の全角半角、送り仮名）が
   資料間で違っていたら、違っている箇所をそのまま並べて挙げてください。
   どちらが正しいかは、私が決めます。

5. 最後に、判断に迷った点・私に確認したい点を3つまで挙げてください。

デザインの一般原則の解説は不要です。渡した資料から読み取れることだけを書いてください。

この依頼文の肝は、4番と5番です。4番で表記ゆれを拾わせますが、どちらが正しいかはAIに決めさせません。社名の書き方や敬称は、会社の判断であってデザインの問題ではないからです。5番で確認事項を出させるのは、AIに勝手に埋めさせないためです。空白を嫌って、それらしい基準を補完してくることがあります。

資料そのものをAIに渡す方法は、この記事の主題から外れます。毎回貼り付ける運用ではなく、置き場を決めて読ませ続ける形にする話は資料をAIに読ませる記事にまとめてあります。決めごとファイルも、その書棚に一緒に置いてください。毎回チャットに貼り直す運用にすると、3日で誰もやらなくなります。

持ち帰り②：デザインの決めごと1枚——穴埋めひな形

AIに違いを言葉にさせたら、それを流し込む器が要ります。器は最初から決まっていたほうが早いので、私が顧問先に渡している穴埋めを置きます。項目は7つです。これ以上増やすと、誰も読まなくなります。

# 資料の決めごと（___ 用）　更新日：____　決めた人：____

## 0. この決めごとを使う資料
- 対象：（例）社外提案書 / 社内報告 / 研修スライド
- 対象外：（例）個人のメモ、下書き

## 1. 何を大きくするか
- 1枚の主役は _____ （例：その枚で相手に持ち帰ってほしい一言）
- 主役は他より明らかに大きくする。1枚に __ か所だけ
- 主役が2つ思いついたら、__ 枚に割る

## 2. 文字の大きさの段数
- 段数は __ 段まで（例：主役／見出し／本文）
- __ 段目を作らない。細かい注釈は本文と同じ大きさにする

## 3. 1枚に載せる要素の上限
- 箱・図・表・写真の合計は __ つまで
- 超えたら削るのではなく、__ 枚に割る

## 4. 使ってよい色の数
- 地の色：_____
- 文字の色：_____
- 強調の色：_____（1枚に __ か所まで）
- これ以外の色は使わない。グラフの色分けが必要なときは _____ で代用する

## 5. 使ってよい素材
- ロゴ：_____（使い方の注意：_____）
- 背景：_____
- 書体：_____
- 迷ったら _____ に聞く

## 6. 表記のきまり（社外に出るもの）
- 社名：（例）「株式会社」を前に置く／略さない
- 相手先の敬称：（例）会社宛は「御中」、個人宛は「様」
- 日付：（例）西暦・半角数字
- 数字：（例）半角
- 表記ゆれ一覧：_____ ／ _____ ／ _____

## 7. やってはいけないこと（事故が起きたら追記する）
- （例）____ をすると ____ になるので禁止　※20XX-XX-XX 追記

## 8. 作り終わったら確認する（数えられることだけ）
- [ ] 主役が1枚に1つある
- [ ] 文字の段数が決めた数に収まっている
- [ ] 要素の数が上限内
- [ ] 色が3つ以内、強調色は1か所
- [ ] 社名・敬称・日付・数字が決めたとおり
- [ ] やってはいけないことに触れていない

穴埋めを見て、「うちには決められない項目がある」と思ったら、それが正解です。決められない項目は、まだ会社の中で判断が固まっていない項目です。無理に埋めず、空欄のまま置いてください。空欄は、次に誰かが直しを入れたときに埋まります。

逆に、最初から全部を埋めようとしてゼロから考え始めると、前章の「白紙で止まる」に戻ります。穴埋めは、AIが出してきた差分を流し込むための器です。器を先に埋める作業ではありません。

項目	書かないと起きること	効き目	最初の1枚に入れるか
何を大きくするか	全部が同じ大きさになり、主役が消える	◎	◎ 必須
文字の段数	作る人ごとに段数が増え、うるさくなる	◎	◎ 必須
1枚の要素の上限	詰め込みが止まらず、読まれない	◎	◎ 必須
色の数	資料ごとに色数が違い、別会社に見える	○	◎ 必須
使ってよい素材	古いロゴや別案の背景が混ざる	○	○ 入れたい
表記のきまり	社名・敬称がバラつき、社外で恥をかく	○	○ 社外資料があるなら必須
やってはいけないこと	同じ事故が何度も起きる	◎	△ 最初は空欄でよい
確認リスト	作りっぱなしになり、決めごとが死ぬ	◎	◎ 必須

表記ゆれは「デザインの決めごと」に一緒に書いておく

社名の書き方や敬称は、見た目の話ではありません。ただ、置き場を分けると誰も見なくなるので、私は同じ1枚に入れています。資料を作る人が開くファイルは、1つにしておくのが鉄則です。

顧問先で実際にぶつかる表記ゆれは、だいたい次に集中します。

• 「株式会社」の前後。相手の正式表記が前株か後株かで、資料ごとに違う。ここは相手ごとに正解が決まっているので、迷ったら相手の公式サイトで確認する、と書いておく。
• 敬称。会社宛の「御中」と個人宛の「様」が混在する。宛名行に両方入っている資料が、いまだに出てきます。
• 「お客様」と「お客さま」。どちらでもいいので、どちらかに決める。決まっていないと、1つの資料の中で両方出てきます。
• 西暦と和暦。提案書の中で混ざると、読む側が計算させられます。
• 数字の全角半角。半角に寄せるほうが揃いますが、決めていないと同じ表の中でずれます。
• 自社サービス名の書き方。大文字小文字、半角スペースの有無。自社名すら揺れている会社は、珍しくありません。

この6つは、AIが一番きれいに直せる領域です。人が目視で拾うと必ず漏れますが、決めごとに書いてあれば、資料を作った直後に照合させられます。ただし、どちらが正しいかを決めるのは人です。AIに「一般的にはこちらです」と決めさせると、会社の慣習と食い違うことがあります。相手先の正式名称は、なおさら勝手に決めさせてはいけません。

入力してよい情報、AIに任せてよい範囲の線引きは、社内ルールの記事にまとめてあります。決めごとファイル自体には、顧客の非公開情報や個人情報を書かないでください。このファイルは、新しく入った人に真っ先に渡すものです。渡せない情報が混ざった瞬間、渡せないファイルになります。

決めごとを作ったのに崩れる、5つの型

1枚にまとめたのに揃わない会社があります。私が見てきた崩れ方は、5つに整理できます。

1. 長すぎる。気合いを入れて12ページのガイドラインを作った会社。誰も読まないし、AIに読ませても、どれが優先か分からず薄まります。1枚に収まらない決めごとは、決めごとではなく資料です。
2. 数えられない言葉で書いてある。「上品に」「シンプルに」「統一感を持って」。守ったかどうかを、作った本人も判定できません。
3. 置き場が個人のパソコンの中にある。作った人しか開けないファイルは、存在しないのと同じです。共有の書棚に置き、誰でも読める状態にする。チームで共有する話のとおり、置き場が決まらないと運用は始まりません。
4. 作ったきり、書き戻していない。直しが出るたびに、その場で直して終わっている。半年後、ファイルは実態とずれ、誰も参照しなくなります。直しの行き先を決めていないファイルは、必ず腐ります。
5. 作り終わったあとの確認がない。決めごとを読ませて作らせたのに、出てきたものを誰も照合していない。照合しないなら、決めごとがあってもなくても同じです。

5つのうち、4番目が一番多い。そして一番もったいない。作るのに使った時間は同じなのに、書き戻しの2分をやるかどうかで、半年後に生きているか死んでいるかが決まります。ナレッジ管理の失敗で書いたことが、そのまま資料の世界でも起きます。溜めることではなく、直しが戻る流れがあることが本体です。

効果は見た目だけではない。新しい人が、最初の1枚を作れるようになる

決めごとを1枚にした会社で、経営者が一番驚くのは見た目ではありません。入って間もない人が、いきなり資料を1枚仕上げてくることです。

これまで、新しい人が最初の資料を作るときは、こうでした。過去の資料をもらう。どれが正解か分からないので、上司に聞く。上司は忙しいので、後回しになる。仕方なく自分の感覚で作る。出す。赤が入る。直す。また赤が入る。何度か往復して、ようやく形になる。この往復のあいだ、上司の時間も、本人の自信も削られています。

決めごとファイルがあると、この往復が減ります。本人は最初にファイルを読み、決めごとに沿って作り、確認リストで自分でチェックしてから出す。赤が入るとしても、判断に関わる中身の赤だけになります。見た目の赤は、ファイルが先に潰しているからです。

これは属人化の解消と、同じ話の別の面です。属人化というと、業務手順や顧客対応の話だと思われがちですが、資料の見た目も立派な属人化です。上手い人が抜けたら、資料の質が落ちる。落ちたことに、本人たちは気づかない。気づくのは、受け取った相手だけです。

場面	決めごとがない会社	決めごとが1枚ある会社
新しい人の最初の1枚	過去資料を探すところから始まる	ファイルを読んで、その日に作れる
上司の関わり方	見た目に赤を入れる	中身の判断だけ見る
直しの往復	見た目の赤で何度も戻る	戻ってくるのは中身の判断だけになる
AIへの指示	毎回、細かい注文を書き直す	ファイルを読ませて、中身の指示だけ書く
上手い人が抜けたとき	質が落ちる。理由が誰にも分からない	基準は残る。手が足りないだけの問題になる
半年後の資料	作った人ごとに分岐している	並べても同じ会社の資料に見える
外注・業務委託に頼むとき	口頭で説明し、毎回ずれる	ファイルを渡すだけで、初回から近づく

最後の行は、小さく見えて効きます。うちの会社が社員2名で回せている理由の一つが、これです。業務委託の方に渡すのが、口頭の説明ではなくファイル1枚で済む。説明の時間がゼロになるわけではありませんが、初回から近い位置に立ってもらえます。近い位置から始まると、赤を入れる回数も、気まずさも減ります。

マニュアルの作り方そのものはマニュアル作成の記事にあります。決めごとファイルは、マニュアルの中でも一番作りやすい部類です。理由は3つあって、対象が目に見えること、良し悪しを並べて比較できること、そして守れたかどうかを数えられることです。最初にマニュアル化するものを1つ選ぶなら、私は資料の決めごとを勧めます。

誰が、いつ直すか。運用は薄くする

決めごとファイルの運用を厚くすると、続きません。私が顧問先に置いてもらう運用は、これだけです。

頻度	誰が	やること	やらないこと
資料を作るたび	作る人	ファイルを一緒に読ませる。確認リストで自分で見る	ファイルを開かずに作る
赤が入るたび	赤を入れた人	見た目の赤なら、その場で1行ファイルに書き足す	口頭で言って終わりにする
月1・15分	決めた1人	足された行を読み、重複と矛盾を消す	全面改訂
半年に1回	決めた1人	直近の資料を3枚並べ、揃っているか目で見る	数値の細かい見直し
人が増えたとき	受け入れる人	初日にファイルを渡す	「見て覚えて」と言う
道具を変えたとき	決めた1人	ファイルはそのまま。道具側の指定だけ書き換える	ファイルを作り直す

2行目が、この表で一番大事です。赤を入れた人が、その場で1行足す。これを別の人の仕事にすると、絶対に溜まりません。赤を入れている瞬間が、基準を言葉にできる唯一のタイミングだからです。時間が経つと、なぜ大きくしろと言ったのか、本人も思い出せなくなります。

「その場で1行足すのが面倒だ」という声は、必ず出ます。私は、面倒だという感覚は正しいと思っています。だから足す先を1つに固定します。ファイルが2つ以上あると、どちらに書くか迷って、結局書きません。迷いどころを1つ消すだけで、書き戻しは続きます。

2年後に道具が変わっても、決めごとのファイルは持ち運べる

この手の話で必ず聞かれるのが、「どのAIを使えばいいですか」です。答えは、どれでも構いません。文章と画像を扱える道具なら、決めごとファイルを読ませて資料を作らせることはできます。

それより大事なのは、資産がどちらに残るかです。道具の中に作り込んだ設定は、道具を乗り換えた瞬間に消えます。決めごとを書いた1枚のファイルは、消えません。テキストで書いてあれば、次の道具にそのまま渡せます。2年後に主流のAIの名前が変わっていても、「1枚の主役は1つ」「要素は4つまで」「色は3つ」というファイルは、そのまま効きます。

この考え方は、コンテキスト経営で書いた話の一部です。会社に残すのは、道具の使い方ではなく、判断の基準そのものです。基準がファイルになっていれば、道具は入れ替えられる部品になります。基準が人の頭にしかないと、道具を変えるたびに、また誰かが説明し直すことになります。

だから、決めごとファイルを書くときは、ツール名に依存する書き方を避けてください。「◯◯というボタンを押す」ではなく「主役は1枚に1つ」と書く。前者は次のバージョンで消えますが、後者は10年後も読めます。道具固有の設定が必要なら、ファイルの末尾に別の節を作って、そこにまとめておく。乗り換えるときは、その節だけ書き換えます。

よくある質問

Q1. デザイナーがいない会社でも、本当にできますか？

できます。うちにもデザイナーはいません。必要なのはデザインの技能ではなく、社内で一番上手い人の判断を言葉にする作業です。上手い人がプロである必要はありません。「この3枚はよくできている」と選べる人がいれば足ります。

Q2. まず色とフォントを決めたほうが早くないですか？

先に決めても構いませんが、それだけでは揃いません。色番号が同じでも、1枚に主役が3つある資料と1つの資料は、並べると別物に見えます。順番としては、何を大きくするか、要素の上限、色の数、の順が効きます。色番号は、道具側に登録してしまえば人が覚える必要もありません。

Q3. 決めごとは何項目くらいが適切ですか？

最初は7項目前後を目安にしてください。AIに違いを出させると20項目くらい返ってきますが、そのまま使うと誰も守れません。削るのは人の仕事です。守られる7項目のほうが、守られない20項目より効きます。足りなければ、赤が入るたびに1行ずつ増えていきます。

Q4. 過去の資料が少ない会社は、どうしますか？

2枚ずつでも始められます。よくできた2枚といまいちな2枚を並べれば、差分は出ます。それも難しい場合は、他社の公開資料を「良い側」に置いても構いません。ただし、その場合に出てくるのは他社の基準です。自社の資料が溜まってきたら、必ず自社のもので置き換えてください。

Q5. AIに決めごとを作らせると、一般論しか返ってきません。

渡している材料が足りないか、依頼文で一般論を禁じていないかのどちらかです。この記事の依頼文には「一般原則の解説は不要」「渡した資料から読み取れることだけ」と書いてあります。この2行がないと、教科書の要約が返ってきます。あと、数えさせる指示も忘れないでください。数えさせると、具体に戻ります。

Q6. 資料の種類ごとに決めごとを分けるべきですか？

最初は分けないでください。1枚のファイルの中に「社外提案書の場合」「社内報告の場合」と節を作れば足ります。ファイルを分けた瞬間、どちらを読ませるかで迷いが生まれ、読まれなくなります。分けるのは、片方が明らかに肥大化してからで間に合います。

Q7. 決めごとを守らない人には、どう言えばいいですか？

守らない人を責める前に、確認リストが数えられる形になっているかを見てください。「上品に」を守れなかった人は責められません。「色は3つまで」を守れなかった人には、根拠を持って指摘できます。それでも守られないなら、その項目自体が現場に合っていない可能性が高い。項目を直すほうが早いことが、けっこうあります。

Q8. 資料の中身の質は、これで上がりますか？

上がりません。見た目が揃うことと、中身が良くなることは別です。ただ、見た目の赤が消えると、上司が中身に集中できるようになります。提案書の中身をどう組み立てるかは、提案書をAIで作る記事のほうに書いてあります。見た目の決めごとは土台で、勝ち筋は別に要ります。

持ち帰り③：来週やるかどうかの確認10問

読んで終わりにしないための10問です。「はい」が7つ未満なら、決めごとはまだ会社の中で動いていません。

1. 社内で一番資料が上手い人が、誰なのか言えますか
2. その人の基準が書かれた紙が、1枚でもありますか
3. 「1枚の主役を1つにする」を、資料を作る全員が知っていますか
4. 1枚に載せてよい要素の数を、数字で決めていますか
5. 使ってよい色の数を、数字で決めていますか
6. 社名・敬称・日付・数字の書き方が、どこかに書いてありますか
7. その紙は、作った人以外も開ける場所にありますか
8. 資料を作るとき、その紙をAIに一緒に読ませていますか
9. 見た目の赤が入ったとき、その場で紙に1行足していますか
10. 先月入った人に、初日にその紙を渡しましたか

8番と9番が、この10問の中心です。作っただけのファイルは、書棚の飾りです。毎回読ませて、直しが戻ってくる。この2つが回り始めると、決めごとは自分で育ちます。スキル化の記事で書いた「毎回同じことを説明している作業」の典型が、資料の見た目の注文です。同じ注文を3回書いたら、それはファイルに移す合図です。

まとめ：センスを揃えるのではなく、決めごとを1枚にする

会社の資料がバラバラなのは、作る人のセンスがバラバラだからではありません。基準が上手い人の頭の中にしかなく、言葉になっていないからです。言葉になっていないものは、人にもAIにも渡せません。

• 最初に決めるのは色でも余白でもなく、何を大きくするか。ここが揃うと、色が多少ずれても資料は揃って見える
• 決めごとは、守れたかどうかを数えられる文にする。「上品に」は決めごとではない
• 白紙から書かない。よくできた資料といまいちな資料を並べて、違いをAIに言葉にさせる
• 出てきた20項目を、人が7項目に削る。選ぶことと削ることが、会社の判断
• 1枚のファイルにして、資料を作るたびに読ませる。毎回の細かい指示が消える
• 見た目の赤が入ったら、その場でファイルに1行足す。書き戻しがないファイルは腐る
• 効果は見た目だけではない。新しく入った人が、初日に1枚を作れるようになる

うちの会社にデザイナーはいません。それでも資料のトーンが揃っているのは、決めごとを1枚にして、毎回AIに読ませているからです。潰れたロゴも、白が出た背景も、崩れ方が見つかるたびに1行ずつ書き足してきました。書き足した行の数が、そのまま、二度と起きなくなった崩れ方の数です。

2年後、いま使っているAIの名前は変わっているかもしれません。それでも「1枚の主役は1つ」と書いた1枚は、そのまま次の道具に渡せます。会社に残すのは道具ではなく、判断の基準そのものです。

伴走の役割はAI顧問とはにまとめてあります。自社の決めごとを1枚にするところから始めたい方に向けて、進め方の資料を無料で置いてあります。項目の選び方と、書き戻しの回し方は、こちらからどうぞ。