お客様への案内メールをAIで作る仕事には、文章以外の準備がいくつもあります。ある旅館で過去のお客様への案内を準備する担当者と、AiWiLLは要件と文面を作りました。ただし、宛先リストの整理と送信環境は、その日の終わりにも残りました。下書きができたことを、配信業務の完成と数えないために、この過程を残します。
AiWiLL株式会社代表。AI顧問「WiLLAGENT」で、企業の仕事をAIと人が進められる形にする伴走支援を行っています。記事では、実務で使える手順と、人が確認すべき点を明らかにします。
最初に決めたのは、誰に何を知らせるか
この回では、過去のお客様に向けた季節の案内を、優先して扱うことにしました。まずAIから質問してもらい、業務の条件を整理するところから始めています。
実際に出てきた質問の一つは、メールを送る対象はどんな人か、というものでした。その回答をもとに計画を作り、業務要件定義書と運用テンプレートが生成されたことを、相談者と確認しています。
ところが、それだけでは実際の配信へ進めませんでした。AIからも、配信に使うツールへのアクセスと、案内する内容が必要だという応答が出ています。
商品が決まっていない部分は、お知らせ文の範囲を変える
案内するプランには、まだ検討中の部分がありました。そのため、いきなり完成した商品として売り込む文章にせず、プラン公開を知らせるための文面から作ることにしました。具体的な内容が決まったら、紹介と予約先を添えた案内へ進む、という整理です。
本文だけでなく、送り主をどう書くか、どこで詳しい案内を見てもらうかも確認しました。これらは毎回の文面に関わる情報なので、作り方のマニュアルにも残すよう依頼しています。
相談者からは、文面の作成は進んでいるとの回答がありました。ただし、その完成稿を今回独立に取得したわけではありません。ここで確認できるのは、文面を作る作業を進め、その方法を残すところまで扱ったという記録です。
宛先の取得と、メールを送る手段が残った
次に問題になったのは、過去のお客様の情報をどう一覧にするかでした。その場では、使っていた予約管理の画面から一括で取得する手段を見つけられませんでした。
そこで、画面操作で一覧にできるかをAIに依頼して試しています。記録では、処理が動いているというやり取りはありますが、完成した顧客リストや取得内容の照合までは確認できません。
メール送信サービスの登録も、アクセスが制限される場面があり、本人が画面で登録を終える作業が残りました。この日の状態を「過去のお客様へのメール配信を自動化した」と書くと、残っている仕事が見えなくなってしまいます。
文章、宛先、送信を別々に完了確認する
この現場をもとに、案内業務の確認項目を整理しました。実際の宛先や文面を転記したものではありません。
| 仕事 | 完了を確かめる対象 |
|---|---|
| 案内の内容を決める | 確定した内容と、まだ決まっていない内容 |
| 文面を作る | 本文、送り主、案内先、人の確認結果 |
| 宛先を整える | 送ってよい対象、連絡先の正しさ、重複や除外 |
| 送信手段を整える | 利用できる送信元と、実際のテスト結果 |
| 実施を記録する | 誰が確認して、何をいつ送ったか |
下書きができれば、そこで仕事の一部は前に進んでいます。同時に、どこが未完了かをはっきりさせておくと、次の支援でやることも具体的になります。
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