共催ウェビナーの企画と集客を相談し、進まなかった点も振り返った

AI関連事業で共催ウェビナーを準備する担当者と、企画を誰がまとめ、申し込みをどこで受け、共催先といつ何を確認するかを相談しました。共催する方向が決まっても、企画・集客・進行を具体的に動かす仕事が残っていたためです。

AiWiLLは協力先を紹介し、共催の打ち合わせを設けたうえで、告知の入口や進捗共有、進行役との準備について助言しました。

後日の会議には、集客や連携が思うように進んでいないという振り返りも残っています。企画が決まったことと、運営がうまく回ったことを分けて、この経緯を振り返ります。

まず、協力先と次の企画を具体的にする

最初の進捗相談では、ツールを提供する企業との提携を優先する方針や、イベントの集客に協力して関係をつくる案を話しました。相手からは、知らないツールと共同で発信するなら、企業やツールの信頼性を先に確かめたいという懸念も出ています。そこで、候補の情報を共有してから提案を進めることになりました。

その後、実際にツール提供会社と事業側をつなぎ、共催の打ち合わせを行いました。私が提案したのは、両者で法人の見込み客との接点をつくるため、共催セミナーから始めることです。

対象には経営者や社内のデジタル化を担当する人を想定し、初回はプレゼン形式で進める案を選びました。テーマとスケジュールは事業側の担当者が企画書にまとめ、私を通じて相手へ提案する。相手からは参考になるセミナー録画を送る。会議では、その受け渡しまで整理しています。

この段階で残っているのは企画を進める合意であり、完成した企画書や開催報告ではありません。

次の相談では、共同セミナーを具体的にどう進めるかが話題になりました。事業側はオープンチャットなどを考えていましたが、私はイベントページを申し込みの入口にする案を出しました。

当日の持ち帰り事項には、告知文と画像を準備すること、登壇者のプロフィールを受け取ること、共催先に告知を依頼することが残っています。どの経路でイベントを知ったかを、申し込み時に尋ねる案も話しました。

大切な論点になったのは、共催先との進捗共有です。現在どこまで人が集まっていて、これからどのように案内するのか。定期的に状況を伝え、両者で確認する流れを提案しました。

告知の回数やタイミングについても相談しています。ただし、この会議で配信そのものを実行した記録はありません。告知を増やす案が出たことを、集客が増えたという結果に置き換えることはできません。

当日の進行では、導入、事例紹介、質疑応答をどうつなぐかを相談しました。事業側には進行役の候補がいて、私はその人と細かく認識を合わせることを勧めました。

登壇内容がそれぞれ決まっていても、話をどう受け渡すか、質問をどこで拾うかという進行の仕事が残ります。この相談では、登壇者間の準備に加えて、進行役との打ち合わせを持ち帰り事項にしています。

ここでも、確認できるのは助言と準備の分担までです。実際の進行表や当日の映像は、今回確認できた資料にありませんでした。

後日の会議で、事業側から、集客が思うようにできていないことや、やり取りが円滑ではなかったことが語られました。私も、進め方には難しさがあったと応じています。

これは、その時点の当事者による振り返りです。参加者数や告知の実行記録を突き合わせた検証ではないため、誰の行動が原因だったかまでは断定できません。開催済みかどうかも、今回の資料だけでは確定していません。

この案件で残った実物は、一連の会議メモです。提携の候補を考え、共催企画を整理し、告知と進行の準備を相談し、その後の難しさも話した経緯が記録されています。

読み返すと、企画書を書く担当や進捗報告の案を決めたあとに、それが実行されたかを確認する材料が足りないことが分かります。共催の相談を振り返るときは、合意した準備と、実際に行った告知・連携を別々に確かめる。その確認が残った案件として、ここまでを記録しておきます。

AI活用や支援の進め方については、AiWiLLのAI顧問をご覧ください。

報告書の作成、見積りの下書き、問い合わせ返信、社内資料の整理。いま困っている仕事を一つ選び、必要な資料と、人が確認する範囲から整理します。

先に現在地を見たい人は、AIに任せる準備度の診断もあります。