レシートをチャットに投げたら、仕訳案が返ってきた。経費精算をその場で試した記録

経費精算が、現場の写真と経理の取り込みのあいだで止まっている。不動産会社の代表が抱えるこの課題に対し、いつものチャットへレシート写真を投げる席を、その場で立てた。

返ってきたのは仕訳の下書きである。人が科目と日付を見てから、会計へ入れる。継続利用や月次の削減効果は、まだ測っていない。

誰の、どの仕事か

リノベーションと賃貸管理を手がける不動産会社の代表。現場を回り、領収書は手元に残る。経理は別の人が、紙をまとめて取り込む。

代表が「これ、やりたい」と言ったのは、写メを送れば何とかなる状態だった。チャットに経費の部屋を作り、そこに投げていく案も出た。どちらが楽かを聞いたうえで、写真をチャットに投げる形にした。

レシートは現場で発生する。記帳は後からまとめて起きる。紙は家でスキャンする運用もある。一件ずつ申請すると、代表が一件ずつ承認することになる。

現金で払ったものと、会社のカードで払ったものは、同じ流れにしてはいけない。カードは明細が会計ソフトへ先に入る。領収書は、その明細と結びつける仕事になる。ここを混ぜると、会社から代表への振込額が見えなくなる。

この日に確かめたのは、現金の経費をチャットから下書きできるか、までである。カードとの突合は、別の席として確認中で、まだ完成していない。

入力はレシートの写真である。出力は、日付・金額・科目の仕訳案。人が止める点は、現金かカードか、科目はそれでよいか、日付は写真と一致するか、である。

操作は次の5行に揃えた。新しいアプリは配っていない。

現金の貸方は、毎回考えさせず既定にした。承認は一件ずつではなく、月の分をまとめて足す形に変える、と先方から要望が出た。その場の応答では「月の明細を足す形にできる」と返ってきた。月次まとめを実務で回した記録は、まだない。

交通費は、区間を書けば金額の計算と項目の振り分けも提案するよう、その場で直した。こちらも、継続して使えたかは未確認である。

現地で、経費のチャット部屋を作った。会計ソフトへ入れる側の権限を確認し、取引入力ではなく経費精算の側へ入れるよう直した。代表が写真を1枚投げ、仕訳案が返り、記帳までその場で確認した。

同じ日に、案件の進捗を聞く席もSlackへ置いた。報告すれば記録し、聞けば返す。代表の案件は大枠入っている。他の担当の進捗が入るまでは、「人に聞いた方が早い」状態が残る。案件の接続範囲そのものは、別の記録で扱っている。

失敗談を会社の手順に変える話も出た。クレームが代表に集まり、社内へ共有されていなかった。起きたこと・原因・対策・再発防止を会議で上げ、チェックリストにする。これは方針の合意までで、手順書の完成や運用開始は確認していない。

電話の一次受付は、すでに効いている、と先方が言った。この日の新規の席ではない。

同じ悩みの会社が最初に見るのは、次の4つで足りる。

1つ目の席がチャットから頼めないなら、次の業務へ広げない。

紙のメモを写真にして報告書へ進めた話は、AI顧問の1ヶ月目へ。案件を記録できたあとに何を確かめるかは、接続範囲と根拠の区別へ。伴走の中身はAI顧問とはへ。

報告書の作成、見積りの下書き、問い合わせ返信、社内資料の整理。いま困っている仕事を一つ選び、必要な資料と、人が確認する範囲から整理します。

先に現在地を見たい人は、AIに任せる準備度の診断もあります。